Bewirtschaftungskosten bei Immobilien: Definition, Höhe und Umlagefähigkeit

Bewirtschaftungskosten sind die laufenden Kosten, die dem Eigentümer einer Immobilie dauerhaft entstehen und die er nicht über die Miete an den Mieter weitergeben kann. Sie bestehen aus vier Bausteinen: Verwaltungskosten, Instandhaltungskosten, Mietausfallwagnis und den nicht umlagefähigen Betriebskosten. Für die Immobilienbewertung sind sie deshalb so wichtig, weil sie im Ertragswertverfahren vom Rohertrag abgezogen werden und damit unmittelbar den Wert einer vermieteten Immobilie bestimmen.

Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Kosten genau dazuzählen, welche Sie auf den Mieter umlegen dürfen, mit welchen Ansätzen 2026 gerechnet wird, wie die Berechnung im Ertragswertverfahren abläuft und worin sich die Bewertung nach ImmoWertV von der steuerlichen Bewertung nach dem Bewertungsgesetz unterscheidet.

1. Was sind Bewirtschaftungskosten?

Bewirtschaftungskosten sind die regelmäßig anfallenden Aufwendungen, die für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung einer Immobilie nötig sind und die beim Eigentümer verbleiben. Entscheidend ist das Wort verbleiben: Maßgeblich für die Bewertung sind nur die Kosten, die nicht durch Umlagen oder sonstige Kostenübernahmen gedeckt sind.

Diese Abgrenzung ist der häufigste Stolperstein. Ein Vermieter hat im Jahr vielleicht 18.000 Euro Ausgaben für sein Mehrfamilienhaus, legt davon aber 11.000 Euro über die Nebenkostenabrechnung um. Für die Bewertung zählen dann nur die verbleibenden 7.000 Euro, nicht die 18.000.

Rechtlich verankert ist der Begriff an zwei Stellen. Für die Ermittlung des Verkehrswerts gilt die Immobilienwertermittlungsverordnung, für die steuerliche Bewertung § 187 des Bewertungsgesetzes. Beide arbeiten mit denselben vier Kostenarten, setzen aber unterschiedliche Beträge an. Warum das so ist, klärt das Kapitel zur steuerlichen Bewertung.

2. Welche Kosten gehören dazu?

Die vier Bausteine sind in beiden Regelwerken identisch. Sie unterscheiden sich darin, ob sie fix oder von der Miete abhängig angesetzt werden.

Verwaltungskosten

Dazu zählen die Kosten für Verwaltungspersonal und Einrichtungen, die Aufsicht, der Wert der vom Eigentümer selbst geleisteten Verwaltungsarbeit sowie die Kosten für die Geschäftsführung und für die Prüfung des Jahresabschlusses. In der Praxis sind das vor allem die Rechnungen der Hausverwaltung.

Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV ausdrücklich keine Betriebskosten. Sie lassen sich bei Wohnraum nicht auf den Mieter umlegen, auch nicht über eine Klausel im Mietvertrag.

Instandhaltungskosten

Gemeint sind die Aufwendungen, die während der Nutzungsdauer aufgewendet werden müssen, um bauliche Mängel durch Abnutzung, Alterung und Witterung zu beseitigen. In der Bewertung wird dafür ein pauschaler Jahresbetrag je Quadratmeter Wohnfläche angesetzt, unabhängig davon, ob im konkreten Jahr tatsächlich repariert wurde.

Auch Instandhaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV keine Betriebskosten. Sie bleiben beim Eigentümer.

Mietausfallwagnis

Das Mietausfallwagnis bildet das Risiko ab, dass Mieteinnahmen ausfallen, etwa durch Leerstand zwischen zwei Mietverhältnissen oder durch uneinbringliche Forderungen. Es umfasst auch die Kosten einer Rechtsverfolgung auf Räumung. Angesetzt wird es als Prozentsatz des Rohertrags, bei Wohnnutzung mit zwei Prozent.

Das Mietausfallwagnis ist ein kalkulatorischer Ansatz, kein tatsächlicher Zahlungsstrom. Es wird auch dann angesetzt, wenn die Immobilie seit Jahren vollständig vermietet ist.

Nicht umlagefähige Betriebskosten

Betriebskosten sind grundsätzlich umlagefähig, wenn der Mietvertrag das vorsieht. In der Praxis bleibt trotzdem ein Rest beim Eigentümer, etwa Kosten während eines Leerstands, nicht vereinbarte Positionen oder Anteile, die sich nach der Abrechnung nicht durchsetzen lassen. Genau dieser Rest gehört in die Bewirtschaftungskosten.

3. Welche Bewirtschaftungskosten sind umlagefähig?

Umlagefähig ist allein, was der Katalog des § 2 BetrKV aufzählt und was im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde. Fehlt die Vereinbarung, trägt der Vermieter die Kosten selbst, auch wenn sie im Katalog stehen.

4. Wie hoch sind die Bewirtschaftungskosten?

Für die Verkehrswertermittlung gibt es keine freie Schätzung, sondern Modellansätze. Anlage 3 der ImmoWertV nennt Basiswerte mit Stand 2021, die jährlich mit dem Verbraucherpreisindex fortgeschrieben werden. Maßgeblich ist dabei der Oktoberwert des Jahres, das dem Stichtag der Ableitung des Liegenschaftszinssatzes vorausgeht.

Der Instandhaltungsansatz gilt für den Fall, dass die Schönheitsreparaturen vom Mieter getragen werden. Trägt sie der Vermieter, ist ein höherer Wert anzusetzen. Die Fortschreibung von 2021 auf 2026 entspricht einem Indexfaktor von rund 1,23, das ist ein Anstieg von etwa 23 Prozent in fünf Jahren.

Die verbreitete Faustformel und ihre Grenzen

Häufig liest man, Bewirtschaftungskosten lägen bei 20 bis 30 Prozent der Nettokaltmiete. Als grobe Plausibilitätsprüfung ist das brauchbar, als Rechengrundlage nicht. Der Prozentsatz hängt stark von der Miethöhe ab: Bei gleicher Wohnfläche und gleichem Zustand ergibt eine niedrige Miete einen hohen Prozentsatz und eine hohe Miete einen niedrigen. Die Instandhaltungskosten bemessen sich nämlich nach der Fläche, nicht nach der Miete.

Wie stark die Bewirtschaftungskosten durchschlagen, zeigt die Gegenprobe. Wer statt der ermittelten 21,0 Prozent pauschal 25 Prozent ansetzt, kommt im selben Beispiel auf einen Ertragswert von rund 897.400 Euro. Das sind 43.500 Euro weniger, allein durch eine Pauschale. Ein einzelner Prozentpunkt Bewirtschaftungskosten entspricht hier rund 11.000 Euro Immobilienwert.

6. Steuerliche Bewertung: § 187 BewG und Anlage 23

Für steuerliche Zwecke, insbesondere bei Erbschaft und Schenkung, gilt nicht die ImmoWertV, sondern das Bewertungsgesetz. § 187 BewG definiert die Bewirtschaftungskosten als die nachhaltig entstehenden Verwaltungskosten, Betriebskosten, Instandhaltungskosten und das Mietausfallwagnis, ausdrücklich ohne die umlagefähigen Betriebskosten.

Die Höhe steht nicht im Gesetzestext selbst, sondern in Anlage 23 BewG. Auch diese Werte werden nach § 187 Abs. 3 BewG jährlich mit dem Verbraucherpreisindex fortgeschrieben und vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht.

Die Basiswerte des Bewertungsgesetzes liegen also spürbar unter denen der ImmoWertV. Das ist kein Widerspruch, sondern Absicht: Die beiden Regelwerke verfolgen unterschiedliche Zwecke. Die ImmoWertV soll den Verkehrswert möglichst marktnah abbilden, das Bewertungsgesetz soll steuerliche Bemessungsgrundlagen gleichmäßig und typisiert ermitteln.

7. Was Vermieter steuerlich absetzen können

Steuerrecht und Bewertungsrecht sind zwei verschiedene Ebenen. In der Steuererklärung geht es nicht um Modellansätze, sondern um tatsächlich gezahlte Beträge, und der Katalog der abziehbaren Posten ist weiter als die vier Bausteine der Bewertung.

Zwei Unterschiede sind besonders wichtig. Das Mietausfallwagnis ist ein Rechenansatz der Bewertung und lässt sich nicht als Werbungskosten ansetzen, abziehbar ist nur ein tatsächlich eingetretener Ausfall. Umgekehrt gehören Schuldzinsen und Abschreibung in die Steuererklärung, aber nicht in die Bewirtschaftungskosten.

8. Abgrenzung zu Hausgeld, Rücklage und Finanzierungskosten

Drei Positionen werden regelmäßig fälschlich zu den Bewirtschaftungskosten gezählt. Die Abgrenzung entscheidet darüber, ob eine Bewertung stimmt.

• Finanzierungskosten: Zinsen und Tilgung gehören nicht dazu. Der Ertragswert einer Immobilie ist unabhängig davon, wie sie finanziert ist. Zwei identische Häuser haben denselben Ertragswert, auch wenn eines schuldenfrei ist und das andere voll finanziert.
• Abschreibung: Die AfA ist ein steuerlicher Verteilungsposten für die Anschaffungskosten. Sie ist keine laufende Ausgabe und gehört nicht in die Bewirtschaftungskosten. Die Wertminderung durch Alterung wird in der Bewertung über die Restnutzungsdauer erfasst, nicht über die Abschreibung.
• Hausgeld und Instandhaltungsrücklage: Das Hausgeld einer Eigentumswohnung enthält umlagefähige Betriebskosten, nicht umlagefähige Verwaltungskosten und die Zuführung zur Rücklage. Für die Bewertung darf es nicht als Gesamtbetrag angesetzt werden, es muss aufgeteilt werden. Die Zuführung zur Rücklage tritt dabei an die Stelle des Instandhaltungsansatzes, sie kommt nicht zusätzlich dazu.

9. Sonderfall Gewerbeimmobilie

Bei gewerblicher Nutzung gelten andere Ansätze, und sie sind konsequent prozentual statt fix.

Das höhere Mietausfallwagnis von vier Prozent bildet ab, dass gewerbliche Mietverhältnisse bei Leerstand schwerer nachzubesetzen sind und Mietausfälle stärker ins Gewicht fallen. Bei gemischt genutzten Objekten werden die Flächenanteile getrennt gerechnet.

10. Fünf Fehler, die den Ertragswert verzerren

1. Die tatsächliche statt der marktüblichen Miete ansetzen. Ein Altmietvertrag weit unter Marktniveau senkt den Rohertrag und damit den Ertragswert, obwohl das Objekt selbst nichts dafür kann.
2. Verwaltungskosten pro Monat statt pro Jahr rechnen. Die Ansätze der Anlage 3 sind Jahresbeträge. Ein Monatsansatz verzwölffacht die Position und macht das Ergebnis unbrauchbar.
3. Umlagefähige Betriebskosten mitzählen. Was der Mieter zahlt, ist keine Belastung des Eigentümers und gehört nicht in die Bewirtschaftungskosten.
4. Rücklage und Instandhaltungsansatz addieren. Beides bildet denselben Sachverhalt ab, nur einmal ansetzen.
5. Ansätze und Liegenschaftszinssatz mischen. Der Zinssatz des Gutachterausschusses wurde mit bestimmten Kostenansätzen abgeleitet. Wer andere Ansätze verwendet, erzeugt einen systematischen Fehler.

11. Was das für den Wert Ihrer Immobilie bedeutet

Bei einer vermieteten Immobilie ist der Ertragswert in aller Regel der wertbestimmende Faktor. Die Bewirtschaftungskosten stehen in dieser Rechnung ganz vorn: Sie wirken auf den Reinertrag und werden anschließend über den Barwertfaktor mit einem zweistelligen Faktor kapitalisiert. Genau deshalb entspricht im Rechenbeispiel ein Prozentpunkt rund 11.000 Euro.

Für die Praxis folgt daraus dreierlei. Erstens lohnt es sich, die Nebenkostenabrechnung vor einer Bewertung sauber aufzuteilen, statt Pauschalen zu verwenden. Zweitens sind die Unterlagen entscheidend: Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen, Verwaltervertrag und bei Eigentumswohnungen die Hausgeldabrechnung mit der Rücklagenzuführung. Drittens ist eine Bewertung, die mit einer runden Prozentzahl arbeitet, ohne die Kostenarten zu trennen, für eine Preisverhandlung zu ungenau.