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Nebenkostenabrechnung

Wie Sie die Betriebskosten Ihrer Vermietung korrekt abrechnen

Die jährliche Nebenkostenabrechnung sorgt bei Vermietern für Aufwand und viele Fragen. Nur wenn korrekt abgerechnet wurde, kann der Mieter die Betriebskostenabrechnung nicht beanstanden. Wir geben Vermietern die wichtigsten Informationen an die Hand.

1. Abrechnung nur nach Betriebskostenverordnung

Wohnungseigentumsgesetz

Haben Mieter und Vermieter im Mietvertrag vereinbart, dass neben der Miete auch Betriebskosten gezahlt werden, so muss der Vermieter nach der "Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten" (Betriebskostenverordnung BetrKV) jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen. In der Betriebskostenverordnung wird in § 1 geregelt, welche Kosten nicht zu den Betriebskosten zählen und somit in einem Mietverhältnis nicht vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden können. Hierzu zählen sämtliche Verwaltungskosten und Kosten zur Instandhaltung bzw. Instandsetzung des Gebäudes. In § 2 werden alle gültigen Betriebskosten aufgeführt.

Den Text der Verordnung und die genaue Aufstellung aller in der Betriebskostenverordnung anerkannten Betriebskosten finden Sie hier. Andere Regelungen gibt es bei der Vermietung von Gewerbeimmobilien.

Vermieter, deren WEG einen Verwalter mit der Betreuung der Immobilie beauftragt hat, haben es meist leichter die Betriebskostenabrechnung anzufertigen. Viele Hausverwaltungen stellen die Abrechnungen so zur Verfügung, dass die umlagefähigen Nebenkosten in der Gesamtabrechnung gekennzeichnet sind und der Vermieter diese nur in seine Abrechnung übertragen muss.

Wichtige Information:

“Entgegen den weiteren Betriebskosten müssen Heizkosten IMMER abgerechnet werden und dürfen nicht über eine Betriebskostenpauschale gezahlt werden. Nur in wenigen Fällen gibt es Ausnahmen (z.B. bei Vermietung von Einliegerwohnungen siehe auch Punkt 10).”

2. Nebenkostenabrechnung – Muster/Vorlage für Vermieter

An dieser Stelle bieten wir Ihnen ein Muster bzw. eine Excel-Vorlage für die Nebenkostenabrechnung zum kostenlosen Download an. Diese Vorlage werden Sie vorwiegend benötigen, wenn Sie ohne einen Verwalter eine Wohnung oder ein Haus vermieten. Übertragen Sie einfach die bei Ihnen entstandenen Kosten in die Tabelle und gleichen Sie ab, welche Kosten Sie im Mietvertrag als umlagefähig deklariert haben.

immoverkauf24 Tipp:

Die Grundsteuer ist ein wichtiger Kostenpunkt bei der Betriebskostenabrechnung und kann nur umgelegt werden wenn sie im Mietvertrag unter umlegbaren Nebenkosten aufgeführt ist. Achten Sie also unbedingt auf das Aufsetzen eines vermieterfreundlichen Mietvertrages!

3. Die umlagefähigen Nebenkosten – Vermieterfreundlicher Mietvertrag

Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung

Je nachdem, ob Sie einen vermieterfreundlichen Mietvertrag abgeschlossen haben oder nicht, wurde festgelegt, welche Nebenkosten explizit in Ihrem Mietverhältnis umlagefähig sind. Ein vermieterfreundlicher Mietvertrag listet alle umlagefähigen Kosten auf, da allgemeine Formulierungen unwirksam sind. Beispielsweise die Umlage der Grundsteuer auf den Mieter, Umlage von Wartungskosten für Rauchmelder und die Kosten für Versicherungen werden neben den “großen” Posten aufgeführt.

Unter “vermieterfreundlicher Mietvertrag“ finden Sie alle diesbezüglich wichtigen Informationen, die Sie für Ihre Vermietung nutzen können. Nehmen Sie sich hierfür ausreichend Zeit und lassen Sie sich bei Rückfragen von einem Immobilienmakler für Vermietung unterstützen. Nur rechtlich sicher aufgeführte Betriebskosten können eingefordert werden. Ist die Nebenkostenabrechnung falsch, kann eine langwierige Auseinandersetzung mit dem Mieter erfolgen.

4. Nebenkostenabrechnung – Vermieter-Frist einhalten und Verjährung verhindern

Als Vermieter sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung innerhalb der gültigen Frist zu erstellen. Innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter vorliegen. Lassen Sie diese Frist verstreichen, so haben Sie keinen Anspruch mehr darauf, etwaige Nachzahlungen vom Mieter einzufordern. Diese ist dann verjährt.

Einzige Ausnahme: Sie sind nicht für die verspätete Abgabe verantwortlich, zum Beispiel weil Sie auf eine externe Abrechnung warten müssen. Sie sind nicht dazu verpflichtet, eine vorläufige Abrechnung bzw. Teilabrechnung zu erstellen.

Wichtige Information:

Auch wenn Sie die Nebenkostenabrechnung nicht innerhalb der für den Vermieter gültigen Frist übergeben haben, hat der Mieter noch das Recht darauf, Rückzahlungen aus der Abrechnung zu erhalten. Die Frist verstreichen zu lassen lohnt sich folglich nicht.

5. Heizkostenabrechnung – Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Betriebskosten

Vermieter, die die Heizkosten über ein Unternehmen abrechnen lassen, haben kaum Aufwand mit der Berechnung. Jährlich liest die für Ihre Wohnung zuständige Ablesefirma (z.B. Ista, Kalorimeta, Techem) den Stand aller Messgeräte in der Wohnung ab und berechnet mithilfe weiterer Verteilschlüssel für gemeinschaftlichen Energieverbrauch und gemäß Wohn- /Heizfläche den Kostenanteil für Ihre Wohneinheit. In den meisten Fällen verarbeitet dann eine Hausverwaltung die Kosten im Rahmen der Betriebskostenabrechnung der Wohnung und führt diese übersichtlich auf.

Wer sich um die Heizkostenabrechnung eines Einfamilienhauses kümmert und nicht auf den Service eines Ableseunternehmens zurückgreift, muss eigenständig auf eine korrekte Abrechnung achten. Die rechtliche Grundlage liefert die Heizkostenverordnung. Doch trotz detailliertem Regelwerk unterlaufen Vermietern beim Haus vermieten immer wieder Fehler.

Beispiele:

Bei Öl- oder Pelletheizungen werden Anfangs- und Restbestände des Brennstoffes nicht berücksichtigt – notieren Sie zu Beginn und Ende der Abrechnungszeitraumes die Brennstoffstände, um den Verbrauch während des Abrechnungszeitraumes korrekt zu ermitteln.

Bei Zwischenlieferungen geschehen ebenfalls häufig Abrechnungsfehler. Hier gilt: Es wird rechnerisch davon ausgegangen, dass der zuerst gelieferte Brennstoff aufgebraucht wird, bis die neue Lieferung verwendet wird. Am Ende des Abrechnungszeitraumes wird der Restbestand des Brennmaterials notiert und die verbleibende Menge zum letzten Anschaffungspreis von den Kosten abgezogen. In der Heizkostenabrechnung muss genau aufgelistet sein, welche Lieferung an welchem Termin zu welchem Preis eingegangen ist.

Beispiel-Auflistung für Ihre korrekte Heizkostenabrechnung:

Heizöl Heizwert: 10 kWh/Liter
Brennstofflieferungen

Datum

Liter

€/Liter

Anfangsbestand

01.01.2015

1000,00

700,00

0,7

Lieferung

20.05.2015

2000,00

1300,00

0,65

Lieferung

28.10.2015

1000,00

600,00

0,6

Restbestand

21.12.2015

500,00

300,00

0,6

Brennstoffverbrauch

3.500,00

2.300,00

0,6571

Ein weiterer Fehler, der Ihnen als Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung unterlaufen kann, ist die falsche Aufteilung von nach Verbrauch und nach Fläche berechneten Heizkosten. Der Anteil der nach Verbrauch berechneten Kosten muss im Normalfall zwischen 50 – 70 % betragen. § 7 der Heizkostenverordnung gibt genau an, bei welcher Art der Gebäudeausstattung wie abgerechnet werden darf. Vermieter sollten sich vor der Erstellung der Abrechnung genau mit der rechtlichen Grundlage befassen.

6. Warmwasserabrechnung - Diesen Fehler sollten Sie vermeiden

Bis Ende 2008 durften, sofern das tatsächlich verbrauchte Warmwasser nicht berechnet werden konnte, die Kosten für die Warmwasseraufbereitung mit pauschal 18% des Gesamtbrennstoffverbrauches der Heizung berechnet werden. Dem Irrtum, dass dies heute noch immer möglich ist, unterliegen viele Vermieter. Seit 31.12.2013 muss jedoch in jeder zentralen Heizungsanlage, die auch Warmwasser bereitet, ein Wärmezähler oder eine von einer sachverständigen Stelle anerkannte Alternative hierzu verbaut sein. Die pauschale Abrechnung der Kosten für die Warmwasserbereitung ist nicht mehr erlaubt.

7. Betriebskostenabrechnung – weitere Vermieterfehler

Laut Deutschem Mieterbund ist geschätzt jede 2. Nebenkostenabrechnung falsch. Als Vermieter müssen Sie sich mit den häufigsten Fehlern auseinandersetzen, um Beschwerden oder gar Klagen der Mieter vorzubeugen.

Nicht umlagefähige Betriebskosten werden weiterberechnet

Informieren Sie sich in der Betriebskostenverordnung (mehr unter Punkt 1) über die umlagefähigen Nebenkosten. Verwaltungskosten, Finanzierungskosten und Instandhaltungskosten gehören nicht zu den auf den Mieter umlegbaren Nebenkosten!

Frist nicht eingehalten

Die auf dieser Seite unter Punkt 4 genannte Frist zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung ist einzuhalten, um die Nachzahlung vom Mieter zu erhalten.

Nebenkosten im Mietvertrag nicht ausgewiesen

Bei pauschaler Abrechnung der Nebenkosten darf der Vermieter keine Nachzahlung einfordern. Sofern im Mietvertrag die Betriebskostenvorauszahlung nicht ausgewiesen ist, darf auch keine Nebenkostenabrechnung erstellt werden. Achtung: Heizkosten müssen beinahe immer nach verbrauch abgerechnet werden, wann eine pauschale Abrechnung erlaubt ist, erfahren sie unter Punkt 10.

Leerstehende Wohnungen im Mehrfamilienhaus nicht berücksichtigt

Stehen Wohnungen in einem Mehrfamilienhaus leer, so dürfen die anteiligen Kosten für diese Wohnung nicht auf alle Mieter umgelegt werden.

Rechnung vergessen umzulegen

Vergessen Sie als Vermieter einen Posten auf den Mieter umzulegen, so können Sie die Abrechnung nur so lange korrigieren wie der Mieter die Nachforderung noch nicht beglichen hat. Mit einer Zahlungsleistung gilt die Abrechnung als anerkannt.

Formfehler

Häufig unterlaufen Vermietern Formfehler. In der Nebenkostenabrechnung einer Wohnung im Mehrparteienhaus müssen der Abrechnungszeitraum, die Gesamtnebenkosten des Hauses, der Verteilerschlüssel, die Anteile der Kosten für den Mieter sowie die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen stehen. Nur die bereits auf den einzelnen Mieter abgerechneten Nebenkosten zu nennen ist nicht zulässig.

Zu langer Abrechnungszeitraum

Der Abrechnungszeitraum (welcher genau in der Nebenkostenabrechnung zu nennen ist) darf nicht mehr als 12 Monate betragen.

Vermischung von Wohn- und Gewerbefläche

Die Nebenkostenabrechnung einer Wohnung in einem gemischt genutzten Gebäude, welches auch über Gewerbeflächen verfügt, muss anders gestaltet sein als bei einem reinen Wohngebäude. Die in einem Gewerbetrieb aufkommenden Kosten sind meist je Quadratmeter höher und der übliche Schlüssel kann nicht angewendet werden. Möchten Sie eine Nebenkostenabrechnung für ein solches Haus erstellen, sind Sie als Laie besser damit beraten, sich Unterstützung zu holen und diese Arbeit zum Beispiel von einer Hausverwaltung erledigen zu lassen. Bei falscher Abrechnung ist Ärger mit dem Mieter vorprogrammiert.

8. Nebenkostenabrechnung mit Programm erstellen

Für Vermieter die nur eine Wohnung vermieten, ist ein Programm für die Nebenkostenabrechnung nicht erforderlich. Auf dieser Seite unter "Nebenkostenabrechnung Muster" finden Sie eine kostenlose, konfigurierte Excel-Vorlage, mit der Sie die Nebenkostenabrechnung bei wenigen Immobilien erstellen können. Falls Sie ein größeres Mehrfamilienhaus ohne Verwalter vermieten, kann sich der Einsatz eines Programms für die Nebenkostenabrechnung lohnen. Die Daten des Gesamtverbrauches können dort einmalig eingegeben und nach individuellem Verteilungsschlüssel auf die Mieter umgerechnet werden.

9. Nebenkostenabrechnung nach Auszug des Mieters und bei Mieterwechsel

Umzug 2

Besonders bei einem Mieterwechsel oder Auszug des Mieters mitten in einem Abrechnungszeitraum ist die Erstellung der Nebenkostenabrechnung etwas schwieriger als bei Abrechnungen nach Kalenderjahr. Als Vermieter müssen Sie sich darum kümmern, dass bei Auszug des Mieters alle Zählerstände (Strom, Wasser, ggf. Warmwasser, Gas, etc.) abgelesen werden. Die Zwischenablesung der Heizkostenverteiler bei Nutzerwechsel ist in der Heizkostenverordnung in §9 b festgelegt. Wenn Sie ein Heizkosten-Abrechnungsunternehmen beauftragt haben, muss ein Ablesetermin vereinbart werden. Bei einigen Firmen geht die Ablesung bereits per Funk, so dass die Wohnung zur Ablesung nicht betreten werden muss. Sie können die Ablesung der Zählerstände in einigen Fällen auch selbst durchführen. Klären Sie dies mit allen Beteiligten: Hausverwaltung und Ableseunternehmen. Die Rechtssicherheit der Ablesung, die von den Ablesefirmen oft gegeben wird, erlischt dann in der Regel.

10. Nebenkosten pauschal abrechnen

Nebenkosten sind immer dann mit der Miete abgegolten, wenn im Mietvertrag keine Vereinbarung über die Vorauszahlung von Nebenkosten vereinbart wurde. Rechtlich handelt es sich dann um eine Miete inklusive aller Nebenkosten (Heizkosten ausgenommen). Ob Sie “pauschal” vermieten oder die Nebenkosten abrechnen wollen, ist allein Ihre Entscheidung. Haben Sie jedoch durch einen verschwenderischen Mieter hohe Nachzahlungen bei den Versorgern zu leisten, so können Sie die Mehrkosten nicht nachberechnen. Die pauschale Vermietung macht meistens Sinn, wenn nur kurzfristig vermietet wird oder aufgrund der Gegebenheiten die Trennung der Nebenkosten nicht möglich ist. Dies kann bei Einliegerwohnungen zum Beispiel der Fall sein.

immoverkauf24 Tipp:

Üblicherweise hat die Abrechnung der Heizkosten immer zwischen 50 – 70 % verbrauchsabhängig zu erfolgen.

Wohnen Sie als Vermieter mit Ihrem Mieter gemeinsam in einem 2-Parteienhaus, greift eine Ausnahmeregelung: Sie sind nicht dazu verpflichtet, die Heizkosten nach Verbrauch abzurechnen sondern können von einer pauschalen Abrechnungsform Gebrauch machen. Hier kann auch anteilig nach Wohnfläche, Heizfläche (nur beheizbare Räume), Personen oder umbautem Raum abgerechnet werden.

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