Nebenkostenabrechnung erstellen: Darauf müssen Vermieter achten

Die Begriffe Nebenkostenabrechnung und Betriebskostenabrechnung werden oft synonym verwendet. Tatsächlich gibt es jedoch einen wichtigen Unterschied, der für Vermieter und Mieter relevant ist. Betriebskosten sind die regelmäßig anfallenden Kosten, die durch den laufenden Gebrauch einer Mietimmobilie entstehen – beispielsweise für Heizung, Wasser, Müllabfuhr oder Hausreinigung. Diese Kosten können gemäß der Betriebskostenverordnung (BetrKV) auf die Mieter umgelegt werden, wenn dies im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurde. Die Abrechnung der umlagefähigen Kosten erfolgt über die Betriebskostenabrechnung, die alltäglichen Sprachgebrauch als Nebenkostenabrechnung bezeichnet wird.

Der Begriff Nebenkosten ist weiter gefasst. Er umfasst neben den Betriebskosten auch nicht umlagefähige Posten wie Verwaltungskosten, Instandhaltung oder Reparaturen. Diese dürfen nicht auf die Mieter abgewälzt werden. Eine präzise Prüfung der Abrechnung ist daher ratsam – insbesondere bei Unsicherheiten oder ungewöhnlich hohen Beträgen.

genaue Definition der NebenkostenNicht alle anfallenden Kosten können in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt werden. In Deutschland sind die für die Nebenkostenabrechnung anerkannten Leistungen genau definiert und in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) hinterlegt. Darin werden Betriebskosten als jene Kosten beschrieben, die dem Eigentümer laufend durch den rechtmäßigen Gebrauch der Immobilie, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstückes entstehen. Seit 2019 ist außerdem eine genaue Definition der Nebenkosten in der Abrechnung Pflicht!

Demnach umfassen die in § 2 BetrKV aufgelisteten Betriebskosten folgende Leistungen:

• Laufende Lasten des Grundstücks inklusive der Grundsteuer
• Kosten zur Bereitstellung der Wasserversorgung
• Entwässerungskosten inklusive Haus- und Grundstücksentwässerung
• Betriebskosten der Heizungsanlage inklusive Abgasanlage und die Kosten der verbrauchten Brennstoffe
• Betriebskosten der Warmwasseranlagen, sowie deren Wartungen
• Personen- und Lastenaufzüge
• Kosten der Müllbeseitigung und Straßenreinigung
• Gebäudereinigung
• Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtungskosten des Gebäudes, sowie der Außenanlagen
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Kosten für den Hauswart
• Betriebskosten der Gemeinschafts-Antennenanlage, sowie des Kabelanschlusses bis 30. Juni 2024
• Einrichtungen für die Wäschepflege
• sonstige Betriebskosten

Prinzipiell gilt: Nur dann, wenn im Mietvertrag vereinbart wurde, dass die Mieter die umlagefähigen Nebenkosten zu tragen haben, dürfen Vermieter die Nebenkosten mit den Mietern abrechnen. Sollten dabei die Nebenkostenpunkte im Mietvertrag aufgelistet werden, so können nur diese in der Nebenkostenabrechnung verrechnet werden. Nachträglich können hierbei Nebenkosten, die im Mietvertrag nicht enthalten sind, auch nicht abgerechnet werden. Allerdings ist es nicht verpflichtend, alle umlagefähigen Nebenkosten gemäß der BetrKV einzeln aufzulisten. Dabei ist es ausreichend, alle umlagefähigen Nebenkosten als "sämtliche Betriebskosten" zu beschreiben, da dieser Begriff gesetzlich definiert (BGH, Az.: VIII ZR 137/15) und allgemein üblich ist.

Sollte im Mietvertrag nichts geregelt sein, so gilt die pauschale Abrechnung der Nebenkosten: In diesem Fall ist von einer Miete inklusive aller Nebenkosten, ausgenommen der Heiz- und Warmwasserkosten, die Rede.

Ob Sie die Nebenkosten pauschal verrechnen oder aber diese vertraglich festlegen, ist alleine Ihnen überlassen. Dabei macht eine Nebenkostenabrechnung mit vertraglich festgelegten Punkten meistens bei verschwenderischen oder aber langfristigen Mietern Sinn. Häufig findet die pauschale Abrechnung Anwendung, wenn Sie nur kurzfristig die Wohnung oder das Haus vermieten.

Wie hoch darf die Nebenkostennachzahlung sein?

Gesetzlich ist die Höhe der Nebenkostennachzahlung nicht begrenzt. Sie richtet sich ausschließlich nach dem tatsächlichen Verbrauch (z. B. Wasser, Heizung) und den laufenden Betriebskosten. Wichtig ist, dass Vermieter die Nebenkostenabrechnung fristgerecht und nachvollziehbar erstellen. Bei überdurchschnittlich hohen Nachforderungen sollte geprüft werden, ob eine zu niedrige Vorauszahlung vereinbart wurde oder Fehler in der Abrechnung vorliegen. Haben Sie Zweifel an der Richtigkeit der von Ihnen erstellten Nebenkostenabrechnung, kann ein Kostenvergleich mit den Vorjahren helfen, einen groben Rahmen zu schaffen.

Bei der Nebenkostenabrechnung dürfen nur jene Kosten angesetzt werden, die laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) ausdrücklich umlagefähig sind. Viele Vermieter machen jedoch ungewollt Fehler, indem sie Positionen einrechnen, die nicht zulässig sind. Die folgenden nicht umlagefähigen Kosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung und müssen vom Vermieter selbst getragen werden:

• Verwaltungskosten (z. B. Buchführung, Korrespondenz)
• Rücklagen und Instandhaltungskosten
• Zinsen für Immobilienkredite
• Bankgebühren oder Kontoführungsentgelte
• Steuerberatungskosten
• Kosten für Neuvermietung oder Wohnungsabnahme
• Beiträge zur Eigentümerversammlung oder Hausverwaltung

Sofern alle Positionen der Nebenkostenabrechnung geklärt sind, geht es ans Eingemachte. Um bei der Abrechnung und beim dazugehörigen Anschreiben alles richtig zu machen, bieten wir Ihnen kostenlose Muster und Vorlagen zur Nebenkostenabrechnung an. Benötigen Sie eine Vorlage für das Anschreiben als Word-Datei oder soll es das Muster der Nebenkostenabrechnung für Excel sein? Hier werden Sie fündig!

Um die passende Vorlage für Ihre Nebenkostenabrechnung herunterzuladen, können Sie zwischen zwei Varianten wählen: Die einfache Abrechnung für Immobilien mit nur einer Wohneinheit und die komplexere Nebenkostenabrechnungs-Vorlage für Häuser mit mehreren Wohneinheiten – immer als kostenlose Excel-Datei direkt zum Ausfüllen.

• Word-Vorlage: Anschreiben zur Nebenkostenabrechnung an den Mieter

• Excel-Vorlage: Nebenkostenabrechnung für ein Haus mit einer Wohneinheit

• Excel-Vorlage: Nebenkostenabrechnung für ein Haus mit mehreren Wohneinheiten

Wenn Sie als Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen, ist neben inhaltlicher Richtigkeit auch die formale Struktur entscheidend. Ein verständlich aufgebautes Muster für die Nebenkostenabrechnung sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit – für Sie und Ihre Mieter. Und das Beste: Mit einer gut strukturierten Nebenkostenabrechnungs-Vorlage lassen sich wiederkehrende Abrechnungen effizienter gestalten, was Ihnen nicht nur Zeit, sondern auch Kosten spart. Die folgenden Angaben müssen verpflichtend angegeben werden:

• Absender: Name, Adresse und Kontaktdaten des Vermieters oder der Hausverwaltung.
• Empfänger: Name und Anschrift der mietenden Partei.
• Objektbezogene Daten: Mietobjekt mit Adresse, Etage, Wohnungsnummer und Wohnfläche.
• Abrechnungszeitraum: Muss genau zwölf Monate umfassen, z. B. 01.01. bis 31.12. Es steht dem Vermieter frei, individuelle Zeiträume zu wählen, sofern diese zwölf Monate betragen.
• Zusammensetzung der Gesamtkosten: Alle umlagefähigen Kostenpositionen wie Wasser, Hausreinigung oder Müllabfuhr – gegliedert und mit Angabe der Gesamtbeträge. Um die Gesamtkosten zu belegen, reicht meistens eine einfache Belegeinsicht. Dabei dürfen, müssen aber in der Regel keine Belegkopien erstellt werden (BGH, Az.: VIII ZR 78/05).
• Warme Betriebskosten: Heiz- und Warmwasserkosten sind meist nach Verbrauch abzurechnen (mindestens 50 %, höchstens 70 %), z. B. laut Heizkostenverordnung.
• Kalte, verbrauchsabhängige Betriebskosten: Zum Beispiel Wasserverbrauch oder Strom für Gemeinschaftsflächen.
• Kalte, verbrauchsunabhängige Betriebskosten: Etwa Grundsteuer, Versicherungen oder Straßenreinigung.
• Umlageschlüssel: Der Verteilerschlüssel muss für jede Kostenposition angegeben werden – meist nach Wohnfläche, Verbrauch oder Personenzahl.
• Endaufstellung der Kosten: Überblick über die Anteile des Mieters, bereits geleistete Vorauszahlungen und die daraus resultierende Nachzahlung oder das Guthaben.

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Vermieter müssen die Nebenkostenabrechnung fristgerecht innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums an die Mieter übermitteln – so schreibt es § 556 Abs. 3 BGB vor. Diese Frist ist bindend: Endet der Abrechnungszeitraum beispielsweise am 31.12.2024, muss die Abrechnung spätestens am 31.12.2025 beim Mieter eingehen. Wird die Frist zur Nebenkostenabrechnung versäumt, dürfen Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden – es sei denn, der Vermieter kann nachweisen, dass ihn kein Verschulden an der Verspätung trifft (z. B. eine verspätete Abrechnung durch den Energieversorger).

Sollte der Zeitraum, indem dem Vermieter verschiedene Leistungen von Versorgern in Rechnung gestellt werden, nicht mit dem Abrechnungszeitraum der Nebenkostenabrechnung übereinstimmen, so gilt das sogenannte Abfluss- oder Leistungsprinzip. In der Regel kann der Vermieter in solchen Fällen die gesamte Rechnung des Versorgers in die Nebenkostenabrechnung für das gesamte Jahr mit einbeziehen. Es müssen all jene Leistungen also nicht in zwei verschiedene Nebenkostenabrechnungen aufgeteilt werden. Jedoch gelten auch hier Ausnahmen: Sollten beispielsweise Mieter durch diese Form der Abrechnung stark benachteiligt werden, so ist die Anwendung des Abfluss- und Leistungsprinzips unzulässig. Des Weiteren können gewisse Kostenpositionen, wie z. B. Heizkosten, nicht nach jenem Prinzip verrechnet werden (BGH, Az.: VIII ZR 156/11).

Welche Frist gilt bei der Verjährung einer Nebenkostenabrechnung?

Darüber hinaus ist eine Verjährung der Nebenkostenabrechnung möglich. In Deutschland gilt die regelmäßige Verjährungsfrist, welche gemäß § 195 BGB drei Jahre beträgt. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem  der Anspruch entstanden ist. Nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter keine Ansprüche mehr durchsetzen – weder gerichtlich noch außergerichtlich. Sollte beispielsweise ein Mieter einzelne Punkte, oder aber die gesamte Nebenkostenabrechnung nicht bezahlen, so entfällt dem Vermieter das Recht auf die Leistungen, wenn ihm dies erst drei Jahre nach Zusendung der Nebenkostenabrechnung auffällt.

Wie lange kann Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung eingelegt werden?

Mieter können der Nebenkostenabrechnung widersprechen, wenn sie Fehler vermuten oder bestimmte Posten anzweifeln. Laut § 556 Abs. 3 BGB beträgt die Widerspruchsfrist zwölf Monate ab Erhalt der Abrechnung. Innerhalb dieses Zeitraums dürfen Mieter Einwendungen geltend machen, z. B. fehlende Belege oder fehlerhafte Umlageschlüssel. Ein fristgerechter Widerspruch kann zu Korrekturen oder sogar Rückzahlungen führen. Nach Ablauf der Frist sind Beanstandungen in der Regel ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Abrechnung grob fehlerhaft oder unvollständig erstellt. Eine professionelle Nebenkostenabrechnung erstellen zu lassen oder das rechtssichere Muster einer Nebenkostenabrechnung zu nutzen, beugt solchen Konflikten vor.

Bei der Nebenkostenabrechnung müssen Vermieter klar angeben, welcher Umlageschlüssel (auch Verteilerschlüssel genannt) auf welche Kostenposition angewendet wird. Diese Regelung sollte idealerweise bereits im Mietvertrag festgehalten sein. Fehlt eine solche Vereinbarung, gilt laut § 556a Abs. 1 BGB automatisch die Verteilung der kalten Betriebskosten nach Wohnfläche. Die gängigsten Umlageschlüssel sind:

Als Vermieter stehen Sie jährlich vor der Aufgabe, eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Wenn Ihnen dafür Zeit, Fachwissen oder einfach die Sicherheit fehlt, können Sie die Nebenkostenabrechnung erstellen lassen – etwa durch einen professionellen Dienstleister oder ein digitales Abrechnungstool. Dabei profitieren Sie vor allem von der hohen Rechtssicherheit, Übersichtlichkeit sowie der enormen Zeitersparnis. Außerdem vermeiden Sie teure Fehler, etwa durch falsche Umlageschlüssel oder Fristversäumnisse.

Sich die Nebenkostenabrechnung erstellen zu lassen, ist besonders für Vermieter sinnvoll, die mehrere Wohneinheiten oder komplexe Sonderfälle (etwa gemischt genutzte Objekte) vermieten. In einfachen Fällen genügt oft eine rechtssichere Vorlage der Nebenkostenabrechnung oder ein selbst erstelltes Nebenkostenabrechnungs-Muster, um Kosten zu sparen.

Wer erstellt eine Nebenkostenabrechnung?

Grundsätzlich dürfen Hausverwalter, Steuerberater, spezialisierte Dienstleister oder digitale Plattformen eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Wichtig ist, dass die rechtlichen Vorgaben der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) eingehalten werden.

Unsere Empfehlung: Für private und professionelle Vermieter eignet sich das Tool VermietenPlus von ImmoScout24. Hier können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung erstellen lassen, ohne tief in juristische oder buchhalterische Details einsteigen zu müssen. Das System ist intuitiv, rechtssicher und auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung. Besonders praktisch: Es gibt automatische Verteilerschlüssel, integrierte Nebenkostenabrechnung Muster und Vorlagen für den Versand an Mieter sowie exklusive Expertenvideos, damit Sie das Beste aus Ihrer Vermietung herausholen.

Die Kosten für eine externe Erstellung der Nebenkostenabrechnung variieren je nach Anbieter, Umfang und Anzahl der Einheiten. Für kleinere Objekte mit einer oder zwei Wohneinheiten liegen die Preise bei einem professionellen Dienstleister oft zwischen 30 und 50 Euro pro Abrechnung. Bei komplexen Fällen, in denen ein Verwalter oder gar ein Verwalter-Team nötig ist, können die Kosten auch deutlich höher liegen – etwa bei 150 Euro je Einheit.

Digitale Tools bieten häufig eine kostengünstigere Alternative, erfordern trotz zahlreicher unterstützender Systeme jedoch etwas mehr Zeit für Aufgaben wie die Dateneingabe, die Wahl des Verteilerschlüssels oder den Versand. Der große Vorteil: Viele Tools bieten in ihrem Preispaket nicht nur die Erstellung der Nebenkostenabrechnung an, sondern unterstützen den gesamten Verwaltungsprozess. Bei VermietenPlus starten Sie bereits ab 9,90 € pro Monat mit der professionellen Verwaltung Ihrer Immobilie.

Bei der Nebenkostenabrechnung wird jeder Vermieter vor eine Herausforderung gestellt. Besonders dann, wenn es sich um komplexe Sonderfälle handelt oder Sie eine Wohnung vermieten und zum ersten Mal eine Nebenkostenabrechnung erstellen müssen, schleichen sich gern Fehler in die Abrechnung ein. Dabei machen Vermieter häufig immer dieselben Fehler. Folgend klären wir Sie über die gängigsten Ausrutscher bei der Nebenkostenabrechnung auf, damit Sie nicht ins selbe Fettnäpfchen treten.

• Keine Nebenkostenvereinbarung im Mietvertrag: Wenn im Vertrag zwischen mietender und vermietender Partei nicht klar definiert ist, dass die Nebenkosten separat durch eine Nebenkostenabrechnung beglichen werden, muss dies pauschal mit der Miete geschehen. Ohne Nebenkostenvereinbarung im Mietvertrag ist eine Nebenkostenabrechnung der Mietpartei unzulässig.

• Fehler bei der Warmwasserabrechnung: Seit 2014 ist eine pauschale Verrechnung der Warmwasserkosten in der Nebenkostenabrechnung nicht mehr zulässig. Stattdessen müssen die Kosten anhand eines Wärmezählers ermittelt werden. Zuvor war eine pauschale Abrechnung mit 18 % des Gesamtbrennstoffverbrauchs unter bestimmten Bedingungen noch erlaubt. 

• Fehler bei der Heizkostenabrechnung: Wer die Heizkostenabrechnung selbst erstellt, muss die Heizkostenverordnung beachten. Dabei sind auch Restbestände bei Brennstofflieferungen genau zu erfassen, um Abrechnungsfehler zu vermeiden. Um dabei keinem Abrechnungsfehler zu unterlaufen, sollten Sie stets zu Anfang und zu Ende des Abrechnungszeitraumes die Restbestände notieren. Diese werden zum letzten Preis abgezogen und im Folgejahr verrechnet. Auch der Verteilerschlüssel muss klar angegeben sein – gemäß § 7 Heizkostenverordnung anteilig nach Verbrauch und Wohnfläche.

• Nichteinhaltung der Fristen: Wird die Nebenkostenabrechnung nicht fristgerecht innerhalb von zwölf Monaten zugestellt, ist sie meist unwirksam. Vermieter dürfen dann in der Regel keine Nachforderungen stellen – außer sie tragen keine Schuld. Kümmern Sie sich frühzeitig um die Zustellung der Nebenkostenabrechnung. Somit können Sie auch Säumnisse, die aufgrund einer trägen Postzustellung auftreten können, entgegenwirken.

• Einbezug von Leerstand: Wenn die Betriebskosten von leerstehenden Wohneinheiten in die Nebenkostenabrechnung mit einbezogen werden, so verliert diese ihre Rechtsverbindlichkeit.

• Einbezug von nicht umlagefähiger Kosten: Beachten Sie die zulässigen Kostenpositionen für Nebenkostenabrechnungen. Diese sind in der BetrKV genau definiert und können nicht individuell erweitert werden. Auch „sonstige Betriebskosten“ müssen den Anforderungen der BetrKV entsprechen. Sollten Sie in der Nebenkostenabrechnung Kostenpositionen angeben, die nicht der BetrKV entsprechen, so ist diese ungültig.

• Umlagefähige Kostenpositionen übersehen: Überprüfen Sie vor Ende der Abrechnungsfrist, ob Sie alle umlagefähigen Kosten angegeben haben. Eine nachträgliche Zahlungsaufforderung ist nicht möglich, jedoch kann die Nebenkostenabrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist korrigiert werden.

• Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung: Sollte auch nur eine Pflichtangabe in der Nebenkostenabrechnung fehlen, so gilt diese als nicht transparent, nicht nachvollziehbar und letztendlich als nicht wirksam.

• Fehlerhafter Abrechnungszeitraum: Gemäß § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB darf der Abrechnungszeitraum maximal zwölf Monate betragen. Der Mieter kann Nachzahlungen bei Übertreten der Abrechnungsperiode verweigern.

• Vermischen von Gewerbeimmobilien und Wohneinheiten in der Nebenkostenabrechnung: Wenn Sie ein Gewerbe vermieten, gelten andere Regelungen hinsichtlich der Nebenkostenabrechnung. Sollten Vermieter bei Mischimmobilien eine gemeinsame Nebenkostenabrechnung erstellen und dabei denselben Verteilerschlüssel anwenden, so kann beispielsweise die Mietpartei die Nebenkostenabrechnung aufgrund einer möglichen Benachteiligung anfechten.