Unterlagen beim Hausverkauf: Die wichtigsten Dokumente als Checkliste

Wer eine Immobilie verkaufen möchte, hat ein großes Projekt vor sich, das gut vorbereitet sein muss. Natürlich spielen zahlreiche Unterlagen für den Hausverkauf eine Rolle – sie werden von unterschiedlichen Beteiligten zu bestimmten Zeitpunkten im Verkaufsprozess benötigt und müssen rechtzeitig zusammengestellt werden. Erfahren Sie, wann welche Dokumente wichtig sind und nutzen Sie unsere kostenlosen PDF-Checklisten für wichtige Unterlagen beim Haus- und Wohnungsverkauf!

Für einen erfolgreichen Hausverkauf sind vollständige und aktuelle Unterlagen unverzichtbar. Sie belegen Eigentumsverhältnisse, zeigen den baulichen und energetischen Zustand der Immobilie und schaffen rechtliche Klarheit. Wer die Unterlagen für den Hausverkauf frühzeitig zusammenträgt, vermeidet Verzögerungen oder gar Bußgelder, stärkt das Vertrauen von Kaufinteressenten und sorgt für einen reibungslosen Verkaufsprozess. Eine strukturierte Checkliste mit allen Hausverkauf-Unterlagen hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und den Verkaufsprozess professionell vorzubereiten. 

Die wichtigsten Unterlagen beim Hausverkauf

• Grundbuchauszug (nicht älter als drei Monate): Der Grundbuchauszug weist Sie offiziell als Eigentümer aus und zeigt Belastungen wie Grundschulden oder Wegerechte. Sie erhalten ihn beim zuständigen Grundbuchamt, meist gegen Vorlage eines berechtigten Interesses. Die Kosten liegen in der Regel bei etwa 10 bis 20 Euro, die Ausstellung erfolgt häufig innerhalb weniger Tage.
• Grundriss inklusive Schnitten mit Maßangaben: Grundrisse und Schnitte geben einen klaren Überblick über Raumaufteilung, Geschosse und Maße des Hauses. Oft liegen sie noch aus der Bauakte vor oder können beim Bauamt angefordert werden, alternativ hilft ein Architekt bei der Neuerstellung. Je nach Aufwand können Kosten zwischen 0 und mehreren hundert Euro entstehen, insbesondere bei einer Neuerfassung.
• Flurkarte (nicht älter als drei Monate): Die Flurkarte zeigt Lage, Zuschnitt und Grenzen des Grundstücks. Sie wird beim Kataster- bzw. Vermessungsamt beantragt und kostet meist zwischen 15 und 30 Euro. Die Bearbeitungszeit ist in der Regel kurz und liegt häufig bei wenigen Werktagen.
• Auskunft aus dem Baulastenverzeichnis: Das Baulastenverzeichnis informiert über öffentlich-rechtliche Verpflichtungen, etwa Wegerechte oder Stellplatznachweise, die nicht im Grundbuch stehen. Zuständig ist die Bauaufsichtsbehörde oder das Bauamt der Gemeinde. Die Grundbuchkosten bewegen sich meist im niedrigen zweistelligen Bereich, die Ausstellung kann wenige Tage bis mehrere Wochen dauern.
• Exakte Wohnflächenberechnung: Die Wohnflächenberechnung ist entscheidend für den Verkaufspreis und spätere Gewährleistungsfragen. Sie sollte nach der aktuell gültigen Wohnflächenverordnung erstellt sein und kann durch vorhandene Bauunterlagen oder einen Sachverständigen erfolgen. Bei Neuerstellung fallen je nach Objektgröße meist Kosten im mittleren dreistelligen Bereich an.
• Energieausweis (Pflichtdokument): Der Energieausweis informiert über den energetischen Zustand des Hauses und ist gesetzlich vorgeschrieben. Er wird von zertifizierten Energieberatern ausgestellt und kostet je nach Art (Verbrauchsausweis oder Bedarfsausweis) etwa 50 bis 300 Euro. Liegt kein gültiger Energieausweis vor, drohen Bußgelder von bis zu 10.000 Euro.

Zusätzliche Unterlagen für den Hausverkauf

Eigentum und Rechtliches

• Kaufvertrag des Verkäufers
• Nachweis der Brandversicherung
• Anliegerbescheinigung
• ggf. Altlastenkataster
• Erbschein oder Testament (beim Verkauf geerbter Immobilien)
• Teilungserklärung (falls das Haus Teil einer Eigentümergemeinschaft ist)

Gebäude und Technik

• Wohn- und Nutzflächenberechnung
• Baubeschreibung
• Liste der letzten Renovierungs- und Instandhaltungsarbeiten
• Nachweise über Wartung und Reparaturen (z.B. Heizung, Schornstein)
• Nachweise über durchgeführte Sanierungen (z.B. Dach, Fenster, Dämmung)

Finanzen und Verträge

• Grundschuldformular des finanzierenden Kreditinstituts
• Aufstellung vorhandener Darlehen
• Nebenkostenabrechnungen (z.B. Wasser, Strom, Grundsteuer)
• Nachweis über bezahlte Erschließungs- und Ausbaubeiträge
• ggf. Miet- oder Pachtverträge (beim Verkauf vermieteter Immobilien)

Sonstige Dokumente

• Baugenehmigungsurkunde
• Protokolle über behördliche Abnahmen (z.B. Schornsteinfeger, Abwasser)
• Denkmalschutzbescheid (falls zutreffend)

Sie möchten einen detaillierten Überblick über alle Unterlagen beim Immobilienverkauf inklusive Informationen, wo Sie diese beantragen können und welche Dokumente wann wichtig werden? Unsere kostenlose Checkliste „Unterlagen für den Hausverkauf“ als PDF begleitet Sie zuverlässig beim gesamten Verkaufsprozess. 

Beim Hausverkauf spielt der Notar eine zentrale Rolle, denn ohne notarielle Beurkundung ist der Kaufvertrag in Deutschland unwirksam. Damit der Notar den Vertrag rechtssicher vorbereiten und beurkunden kann, benötigt er bestimmte Unterlagen zum Hausverkauf. Für Verkäufer ist es daher wichtig, die relevanten Immobilienverkauf-Unterlagen frühzeitig zu organisieren und vollständig bereitzustellen.

Für die Erstellung des Kaufvertrags und die spätere Beurkundung benötigt der Notar in der Regel folgende Unterlagen:

• Aktueller Grundbuchauszug
• Kaufvertragsentwurf (wird meist vom Notar erstellt)
• Personalausweise oder Reisepässe aller Verkäufer und Käufer
• Angaben zum Kaufpreis und zu den Zahlungsmodalitäten
• Dokumente zu bestehenden Grundschulden oder Hypotheken
• Grundschuldformular des finanzierenden Kreditinstituts (Käuferbank)
• Auskunft aus dem Baulastenverzeichnis
• Flurkarte bzw. amtlicher Lageplan
• Angaben zum Besitz-, Nutzen- und Lastenübergang
• Liste der mitverkauften Einrichtungs- oder Ausstattungsgegenstände
• Mietverträge und Angaben zu Mietkautionen (bei vermieteten Immobilien)
• Zustimmungserklärungen aller Beteiligten (bei mehreren Eigentümern)
• Gegebenenfalls Vollmachten oder Erbnachweise

Diese Unterlagen für den Hausverkauf ermöglichen es dem Notar, eindeutig festzuhalten, wer was an wen verkauft und unter welchen rechtlichen und finanziellen Bedingungen dies geschieht.

Wann benötigt der Notar welche Unterlagen im Verkaufsprozess?

Der Notar benötigt die Hausverkauf-Unterlagen möglichst früh, da er auf dieser Basis den Kaufvertragsentwurf erstellt. Dieser Entwurf wird vor dem Beurkundungstermin an alle Parteien versendet und ist häufig Voraussetzung dafür, dass die finanzierende Bank des Käufers die Finanzierung endgültig freigibt. Fehlende oder verspätet eingereichte Unterlagen können den gesamten Verkaufsprozess verzögern.

Zum Notartermin selbst sollten Verkäufer zusätzlich alle relevanten Originaldokumente mitbringen, insbesondere gültige Ausweisdokumente, Unterlagen zu bestehenden Grundschulden sowie – bei vermieteten Objekten – aktuelle Mietverträge und Informationen zu Kautionen. Sinnvoll ist es außerdem, eine Übersicht über die Unterlagen beim Hausverkauf bereitzuhalten, um offene Fragen schnell klären zu können. 

Beim Immobilienverkauf endet die Verantwortung des Verkäufers nicht mit der notariellen Beurkundung. Damit der Käufer die Immobilie ordnungsgemäß nutzen, verwalten und instand halten kann, sollten bestimmte Unterlagen übergeben werden. Nicht immer sind Originale erforderlich – häufig sind Kopien ausreichend und sogar sinnvoll, um eigene Nachweise aus dem Hausverkauf aufzubewahren.

Rechtlich sind nur wenige Dokumente zwingend zu übergeben, sofern im Kaufvertrag nichts Abweichendes geregelt ist. Dennoch erwarten Käufer – und das zu Recht – eine vollständige Dokumentation. Eine strukturierte Checkliste aller relevanten Hausverkauf-Unterlagen hilft Ihnen, nichts zu vergessen. Die folgenden Unterlagen sorgen beim Immobilienverkauf für Transparenz und schützen beide Seiten vor späteren Streitigkeiten:

• Energieausweis (Original oder Kopie)
• Bauunterlagen (Bauantrag, genehmigte Grundrisse, Querschnitte)
• Baubeschreibung der Immobilie
• Wohn- und Nutzflächenberechnung
• Wartungsberichte und Wartungsverträge (z.B. Heizung, Aufzug, Lüftung)
• Garantie- und Gewährleistungsurkunden technischer Einrichtungen
• Gebrauchsanleitungen für fest verbaute Geräte
• Versicherungsunterlagen (z.B. Wohngebäudeversicherung)
• Nachweise über durchgeführte Renovierungs- und Sanierungsmaßnahmen
• Übergabeprotokoll mit Zählerständen und Schlüsselanzahl
• Nachweise über behördliche Abnahmen (z.B. Schornsteinfeger, Abwasser)
• Mietverträge und Kautionsinformationen (bei vermieteten Immobilien)

Welche Unterlagen muss der Käufer beim Hauskauf mitbringen?

Nicht nur Verkäufer, sondern auch Käufer sind verpflichtet, bestimmte Unterlagen bereitzustellen. Als Verkäufer sollten Sie insbesondere darauf achten, dass der Käufer seine finanzielle Leistungsfähigkeit nachweisen kann. Üblicherweise gehören dazu:

• Finanzierungszusage der Bank
• Schufa-Auskunft
• Einkommensnachweise (z.B. Arbeitsvertrag und aktuelle Gehaltsabrechnungen)
• Gewinn- und Verlustrechnung oder Steuerbescheide (bei Selbstständigen)
• Gültiger Personalausweis oder Reisepass 

Beim Verkauf einer Eigentumswohnung (Teileigentum) gelten zusätzliche Anforderungen, die über die klassischen Unterlagen beim Hausverkauf hinausgehen. Grund dafür ist das Gemeinschaftseigentum innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Verkäufer und vor allem Vermieter sollten deshalb gezielt darauf achten, ergänzende Unterlagen für den Wohnungsverkauf bereitzustellen, um Transparenz zu schaffen, Rückfragen von Käufern oder Banken beantworten zu können und Verzögerungen zu vermeiden.

Zusätzliche Unterlagen beim Wohnungsverkauf sind:

• Teilungserklärung: Die Teilungserklärung regelt, wie das Gebäude in Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum aufgeteilt ist. Sie ist Grundlage für Rechte und Pflichten innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft und wird in der Regel vom Notar oder Grundbuchamt bereitgestellt.
• Wohngeldabrechnung: Die Wohngeldabrechnung zeigt, welche laufenden Kosten für das Gemeinschaftseigentum anfallen und wie diese auf die Eigentümer verteilt werden. Käufer erhalten dadurch einen realistischen Überblick über die monatlichen Belastungen.
• Wirtschaftsplan: Der Wirtschaftsplan enthält eine Prognose der zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft für ein Kalenderjahr. Er ist besonders wichtig für die finanzielle Planung des Käufers.
• Protokolle der Eigentümerversammlungen: Die Protokolle von Eigentümerversammlungen dokumentieren gefasste Beschlüsse, geplante Maßnahmen und mögliche Konflikte innerhalb der Gemeinschaft. Sie geben Käufern Einblicke in anstehende Sanierungen oder Sonderumlagen.
• Nachweis über die Instandhaltungsrücklage: Die Höhe der Instandhaltungsrücklage zeigt, wie gut die Eigentümergemeinschaft für zukünftige Reparaturen und Sanierungen finanziell aufgestellt ist. Eine niedrige Rücklage kann auf künftige Sonderzahlungen hindeuten.
• Verwaltervertrag: Der Verwaltervertrag regelt Aufgaben, Befugnisse und Kosten der Hausverwaltung. Für Käufer ist er relevant, um die laufende Organisation und Verwaltung der Immobilie einschätzen zu können.
• Mietvertrag und Mieterträge (bei vermieteten Wohnungen): Ist die Wohnung vermietet, müssen der bestehende Mietvertrag sowie Angaben zu Miethöhe, Nebenkosten und Kaution offengelegt werden, da das Mietverhältnis auf den Käufer übergeht.

Da die Unterlagen beim Wohnungsverkauf umfangreich und teils sehr spezifisch sind, empfiehlt sich eine strukturierte Übersicht. Mit unserer kostenfreien Checkliste „Unterlagen für den Wohnungsverkauf“ behalten Sie alle wichtigen Dokumente im Blick und stellen sicher, dass Sie optimal vorbereitet in den Verkaufsprozess starten.

Teileigentum bezeichnet Sondereigentum an nicht zu Wohnzwecken dienenden Räumen, etwa Büros, Praxen, Ladenflächen oder Hallen, die Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft sind. Im Unterschied zur Eigentumswohnung gelten hier häufig besondere Nutzungs-, Genehmigungs- und Abrechnungsregeln. Genau deshalb benötigen Verkäufer beim Verkauf von Teileigentum zusätzliche, objektspezifische Unterlagen.

• Teilungserklärung mit eindeutiger Ausweisung des Teileigentums
• Abgeschlossenheitsbescheinigung für das Teileigentum
• Auszug aus der Gemeinschaftsordnung
• Aktuelle Protokolle der Eigentümerversammlungen
• Wirtschaftsplan der Wohnungseigentümergemeinschaft
• Letzte Wohngeldabrechnungen
• Nachweis über die Höhe der Instandhaltungsrücklage
• Verwaltervertrag der Eigentümergemeinschaft
• Nutzungs- und Zweckbestimmungsregelungen (z.B. gewerbliche Nutzung)
• Bestehende Miet- oder Pachtverträge bei vermietetem Teileigentum
• Nachweise über gewerbespezifische Installationen (z.B. Lüftung, Brandschutz)
• Energieausweis für das Teileigentum oder das Gesamtgebäude
• ggf. Genehmigungen für Sondernutzungen oder Umnutzungen 

Eine erfolgreiche Immobilienvermarktung beginnt lange vor dem ersten Besichtigungstermin. Wer sein Haus oder seine Wohnung verkaufen möchte, sollte frühzeitig die passenden Unterlagen für den Immobilienverkauf zusammenstellen. Sie bilden die Grundlage für Preisfindung, Exposé und Käuferkommunikation und entscheiden maßgeblich darüber, wie professionell und überzeugend Ihre Immobilie am Markt wahrgenommen wird. Für die Vermarktung stehen weniger rechtliche, sondern vor allem präsentations- und informationsrelevante Immobilienverkauf-Unterlagen im Fokus.

Unterlagen für die Vermarktung beim Haus- und Wohnungsverkauf:

• Immobilienbewertung oder Marktpreiseinschätzung
• Verkaufs-Exposé (digital und/oder gedruckt)
• Hochwertige Immobilienfotos
• Grundrissgrafiken zur Veröffentlichung
• Objektbeschreibung mit Ausstattungsmerkmalen
• Angaben zum Baujahr, Modernisierungen und Sanierungen
• Energiekennwerte zur Darstellung im Exposé
• Lagebeschreibung inkl. Infrastruktur und Mikrolage
• Übersicht zu laufenden Nebenkosten
• Angaben zur Jahresnettokaltmiete (bei vermieteten Immobilien)
• Immobilienvideo oder 360°-Rundgang (optional)

Diese Hausverkauf-Unterlagen helfen Interessenten, sich bereits vor der Besichtigung ein klares Bild von Ihrer Immobilie zu machen, und reduzieren Verunsicherung sowie Rückfragen.

Wichtige Unterlagen beim privaten Hausverkauf

Wenn Sie Ihre Immobilie privat verkaufen (also ohne Makler), tragen Sie die volle Verantwortung für Vorbereitung und Vermarktung. Eine strukturierte Checkliste aller Unterlagen beim Hausverkauf ist dabei besonders hilfreich und wird zu Ihrem treuen Helfer über den gesamten Verkaufsprozess hinweg. Neben den oben genannten Unterlagen beim Immobilienverkauf sind für private Verkäufer folgende Dokumente wichtig:

• Eigene Wertermittlung oder Kurzgutachten
• Unterlagen für Besichtigungstermine (z.B. Baujahr, Sanierungen, Energieausweis)
• Fragen- und Antworten-Katalog für Kaufinteressenten
• Übersicht zu laufenden Kosten und Verbräuchen
• Zeitplan für Hausbesichtigungen und Verkaufsphasen 

Für den Verkauf einer Immobilie werden zahlreiche Dokumente benötigt. Diese müssen an Interessenten, schlussendlich den Käufer und auch an den Notar übergeben werden. Um bei der Vielzahl an Unterlagen nicht den Überblick zu verlieren, ist strukturiertes Vorgehen wichtig. Nutzen Sie in einem ersten Schritt unsere Checkliste, um alle relevanten Unterlagen zusammenzustellen. Bewahren Sie diese Dokumente am besten in einer eigenen Dokumentenmappe auf. So haben Sie alle wichtigen Nachweise immer griffbereit. Da die Unterlagen auch nach dem Immobilienverkauf weiter auffindbar bleiben sollten, nutzen Sie die Dokumentenmappe am besten auch zukünftig, um die Verkaufsunterlagen zu haben – etwa für Rückfragen einer Behörde.

Je strukturierter Sie vorgehen und je früher Sie damit beginnen, die Dokumente für den Immobilienverkauf zusammenzutragen, desto einfacher kann der gesamte Verkaufsprozess abgewickelt werden.